Mapeamento de processos: por que este é um passo tão importante?

A norma ISO 9001:2015 faz algumas proposições sobre a gestão eficaz da qualidade. Ela depende diretamente da utilização de princípios de melhoria contínua, do foco no cliente e da visão por processos relevantes. A norma também defende a adoção de uma abordagem sistêmica para a gestão. Esta deve ocorrer por meio da interação dos processos e estes, por sua vez, devem passar por um processo de mapeamento adequado.

Por que o mapeamento de processos é tão importante?

O mapeamento de processos relevantes fornece uma visão global das atividades dentro da empresa. Sendo assim, ele mostra as relações e interdependências entre tais processos e recursos existentes. O mapeamento de processos também permite a visualização de pontos fortes e fracos, assim como o fluxo de valor da empresa. Da mesma forma, também é possível observar ineficiências e ineficácias em seus processos, evitando o comprometimento do valor do seu produto final.

Assim, será possível implementar planos de melhorias para aprimorar a qualidade de seus produtos/serviços. Também haverá redução de custos e de desperdícios, além da otimização de processos de trabalho.

Como é realizado o mapeamento de processos?

Antes de montar o “desenho” global dos processos da sua empresa, você deve identificar todos aqueles diretamente ligados ao objetivo do negócio. Em seguida, analise todas as suas atividades e as interações entre elas e outros processos.

O mapeamento de processos, bem como o fluxo de informações e materiais, deve ser o mais claro possível. Isso inclui desde a necessidade do cliente até a entrega do produto/serviço. As informações podem ser dispostas em fluxogramas, que servirão de base para a criação de procedimentos operacionais e instruções de trabalho.

O detalhamento de cada processo analisado mostra as falhas em cada etapa. Se houver falha no processo, podemos utilizar o ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) para a eliminação das causas. Verificada e comprovada a eficácia das correções, é preciso padronizar a melhor forma de execução do processo. Na padronização, o processo é revisado e são identificadas e definidas as saídas esperadas em cada etapa, recursos, responsabilidades e autoridades.

Quais são as vantagens do mapeamento de processos?

1. Otimização do trabalho:

O mapeamento de processos mostrará aos seus funcionários a importância do seu trabalho e seu impacto no produto final. Isso reduzirá atrasos, retrabalho e riscos de erros causados por colaboradores. Afinal, todos entenderão o impacto de suas atividades no produto/serviço.

2. Redução de custos operacionais:

O mapeamento de processos permite a padronização de cada operação. Com isso, há redução da variabilidade em processos e o aumento da sua previsibilidade, reduzindo retrabalhos e refugos e, portanto, custos operacionais. 

3. Aumento de produtividade e da lucratividade:

A visão sistêmica mostra falhas de processos e permite que estas sejam eliminadas, otimizando os processos e levando-os à melhoria contínua. Assim, é possível realizar um bom gerenciamento de recursos, tanto financeiros quanto humanos e materiais. Como resultado, a gestão se tornará mais eficaz e mais eficiente, com produtividade e lucratividade.

4. Aumento da qualidade de produtos ou serviços:

Os funcionários poderão consultar procedimentos padronizados e trabalharão de forma mais eficaz e eficiente. Sendo assim, haverá redução de falhas e ocorrências de retrabalho. O valor é agregado por meio do aumento da qualidade de produtos e serviços.

5. Melhoria contínua aliada aos objetivos da empresa:

Para verificar sua competitividade no mercado e a melhoria contínua, você deve estabelecer indicadores e metas para medir estes itens. O mapeamento de processos exibe aqueles que são críticos, cujos resultados agregam valor ao cliente.

Os resultados esperados devem estar alinhados aos objetivos da qualidade, que são parte da estratégia competitiva da empresa. Assim, você cria indicadores de controle e monitoramento para estes processos, que mostrarão se as metas estão sendo atingidas.

Sabendo quais metas devem ser atingidas, é possível estabelecer um plano de ação para alcançá-las. Quando o plano de ação é bem estabelecido, os indicadores evidenciam a melhoria contínua, através da obtenção de melhores resultados dos indicadores de metas.

É importante lembrar que o mapeamento de processos em uma empresa deve ser composto por métodos dinâmicos e facilmente adaptáveis. Diversos fatores podem levar à necessidade da redefinição de processos, à criação de novos ou mesmo à eliminação de alguns. Assim, é necessária a definição e utilização de uma metodologia de revisão e atualização do fluxo dos processos, para que o mapeamento não se torne obsoleto, perdendo sua função principal.