ISO 9001:2015: o que é o Contexto da Organização e como devo utilizá-lo na minha empresa?
De maneira geral, a maioria das empresas costuma coletar informações. Esses dados devem ser importantes para o funcionamento da companhia e refletir seu ambiente interno e externo. Mesmo assim, a norma ISO 9001:2015 tem um capítulo especialmente dedicado ao conceito Contexto da Organização.
O procedimento de coleta de dados pode não ser uma novidade para você, mas a ISO 9001:2015 endossa esse comportamento. A normativa também sugere a estrutura sob a qual todas estas informações devem estar organizadas para que contribuam para o sucesso do seu empreendimento.
Sendo assim, iremos explicar, neste artigo, os principais pontos e a forma como tirar proveito do conceito para aprimorar seu planejamento estratégico. Este conteúdo é para você que está iniciando a construção do Sistema de Gestão da qualidade com base na versão 2015 da Norma. O requisito em questão é o de número 4, da ISO 9001:2015.
1. Fatores internos:
Internamente, o que uma empresa pode fazer é realizar um levantamento de todos os recursos que possui. O inventário deve considerar todo tipo de bens, sejam de natureza tecnológica, financeira, material ou humana que se encontram à sua disposição. Por outro lado, as organizações igualmente precisam verificar o que é necessário para seu correto funcionamento e que precisa ser comprado externamente.
Em resumo, o levantamento serve para avaliar o que pode ser feito internamente e o que pode ser adicionado aos seus ativos. Além disso, os procedimentos que podem ser terceirizados também são observados. Para dar um exemplo, empresas de comércio eletrônico podem contar com um departamento de entregas ou contratar uma transportadora terceirizada. No entanto, para que isso aconteça, duas questões precisam ser asseguradas:
- a produção deve transcorrer sem inconvenientes e
- o output (produto final) deve ser de qualidade e satisfazer às exigências dos clientes.
2. Fatores externos:
Quando direcionamos a atenção aos fatores externos, é importante considerar a logística necessária e diversos outros fatores. Entre eles estão condições econômicas existentes, ferramentas tecnológicas, a situação política e outras. Ou seja, tudo que possa afetar o funcionamento da companhia – para melhor ou pior – na hora de atingir os objetivos estabelecidos.
O Contexto da Organização, descrito na Norma, não estabelece exatamente quais são as ferramentas que uma empresa pode usar na hora de fazer esta análise. Mesmo assim, há recursos conhecidos como a análise SWOT, BSC, Canvas e outras, que podem ser de muita utilidade. A ISO 9001:2015 define o que deve ser feito, mas a forma de organizar as informações fica a critério das empresas.
3. Necessidades e expectativas dos envolvidos:
Outro ponto indicado pela ISO 9001:2015 é a definição dos principais atores envolvidos na cadeia produtiva. É importante entender quem são os responsáveis por cada setor e suas principais atribuições. O SGQ (Sistema de Gestão de Qualidade) também mudou e, agora, sugere que as atividades e responsabilidades sejam mais horizontais. Assim, demasiados encargos não se concentram em um só indivíduo. O benefício direto é um maior envolvimento de todos os envolvidos, sejam estes colaboradores, acionistas, funcionários, etc.
4. Mapeamento das atividades e gestão dos processos:
Todo funcionamento divide-se em etapas pontuais que colaboram em cadeia para concepção de um todo. É fundamental contar com um esquema onde se visualizam todas as atividades sequenciais envolvidas no processo de fabricação ou prestação de um serviço.
Registre as entradas de cada fase, seus recursos obrigatórios e os derivados das etapas. Ter um organograma geral da companhia facilita a visualização das atribuições e dos produtos gerados. Com as informações mais claras, monitorar, avaliar e corrigir os resultados é o caminho para tomar decisões com base em informações válidas.
Conclusão:
Todas as organizações têm suas particularidades. Exatamente por isso, o Contexto da Organização contribui para identificar o ambiente específico onde as companhias estão inseridas. Com isso, a definição de um sistema de gestão é mais precisa. Assim, todos os dados levantados servem como base para avaliar os riscos e as oportunidades dos processos.
Assinatura:
Tadeu Figuera