A importância de definir os processos relevantes e a fiel relação entre eles

A norma ISO 9001:2015 apresenta que a gestão eficaz da qualidade depende diretamente da utilização de princípios de melhoria contínua, do foco no cliente e da visão por processos. Esta norma também defende a adoção de uma abordagem sistêmica para a gestão através da adequada apresentação da interação dos processos.

A definição dos processos relevantes e a fiel relação entre eles fornece uma visão global das atividades dentro da empresa, mostrando as relações e interdependências entre processos e recursos. Também permite visualizar pontos fortes e fracos, o fluxo de valor da sua empresa e possíveis ineficiências e ineficácias em seus processos que podem comprometer o valor do seu produto final. Assim, você

conseguirá implementar planos de melhorias para aprimorar a qualidade de seus produtos e ou serviços, reduzindo custos, eliminando desperdícios e otimizando processos de trabalho. Portanto, a adequada apresentação da interação dos processos é peça-chave para o estabelecimento e manutenção de programas de melhoria.

Como é realizada a interação dos processos?

Para montar o “desenho” global de processos da sua empresa, você deve identificar todos os processos diretamente ligados ao objetivo do negócio. Em seguida, identificar todas as suas atividades e as interações entre estas e os outros processos.

É importante deixar claro o fluxo de informações e materiais, desde a necessidade do cliente até a entrega do produto ou serviço. Você pode organizar estas informações em fluxogramas, que servirão de base para a criação de procedimentos operacionais e instruções de trabalho. O detalhamento de cada processo analisado mostra as falhas em cada etapa. Se houver falha no processo, utiliza-se o ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) para a eliminação das causas. Verificada e comprovada eficácia das correções, é preciso padronizar a melhor forma de execução do processo. Na padronização, o processo é revisado e são identificadas e definidas as saídas esperadas em cada etapa, recursos, responsabilidades e autoridades.

Vantagens do desenho da interação dos Processos

Otimização do trabalho

O desenho da interação dos processos mostrará aos seus funcionários a importância do seu trabalho e seu impacto no produto final. Isso reduzirá atrasos, retrabalho e riscos de erros causados por colaboradores que não entendem o impacto de suas atividades no produto/serviço.

Redução de custos operacionais

A padronização para cada operação reduz a variabilidade em processos e aumenta a sua previsibilidade, reduzindo retrabalhos e refugos e, portanto, custos operacionais.

Aumento de produtividade e lucratividade

A visão sistêmica mostra falhas de processos, permitindo eliminá-las e otimizar processos, o que leva à melhoria contínua. Assim, é possível realizar um bom gerenciamento de recursos, tanto financeiros quanto humanos e materiais, levando à uma gestão eficaz, com produtividade e lucratividade.

Aumento da qualidade de produtos ou serviços

Com funcionários trabalhando de forma mais eficaz e eficiente, e tendo acesso a consulta de procedimentos padronizados, falhas e ocorrências de retrabalho diminuem. Valor é agregado através do aumento da qualidade de produtos e serviços.

Melhoria contínua aliada aos objetivos da empresa

Para verificar sua competitividade no mercado e a melhoria contínua, você deve estabelecer indicadores e metas para medir estes itens. O desenho da interação dos processos exibe os processos críticos da empresa, aqueles cujos resultados agregam valor ao cliente.

Os resultados esperados devem estar alinhados aos objetivos da qualidade, que são parte da estratégia competitiva da empresa. Assim, você cria indicadores de controle e monitoramento para estes processos, que nos mostrarão se as metas estão sendo atingidas. Sabendo que metas você quer atingir, conseguirá estabelecer um plano de ação para alcançá-las. Quando o plano de ação é bem estabelecido, os indicadores evidenciam a melhoria contínua, através da melhoria de resultados dos indicadores de metas.

É importante lembrar que os processos em uma empresa devem ser dinâmicos e facilmente adaptáveis, bem como seu “desenho”. Diversos fatores podem levar a necessidade de redefinição de processos, criação de novos ou mesmo eliminação de alguns. Assim, é necessária a definição e utilização de uma metodologia de revisão e atualização do fluxo dos processos, para que o “desenho” não se torne obsoleto, perdendo sua função principal.