3 PASSOS PARA OTIMIZAR A GESTÃO DE PROCESSO

Seguindo a metodologia GFD – Gestão com Fatos e Dados, chegou a hora de arregaçar as mangas e colocar em prática o que já vimos até aqui. A definição dos 3 passos para otimização da gestão do processo é baseada na atual versão da norma internacional ISO 9001, sendo assim, trabalhamos com as práticas de gestão experimentadas e lapidadas por representantes de diversos países e dos mais variados segmentos empresariais. Segundo o requisito 4.4.1 da ISO 9001-2015:

“A organização deve estabelecer, implementar, manter e melhorar continuamente um sistema de gestão da qualidade, incluindo os processos necessários e suas interações, de acordo com os requisitos desta Norma. A organização deve determinar os processos necessários para o sistema de gestão da qualidade e sua aplicação na organização…”

PASSO 1 – Determine as entradas e saídas do seu processo

As entradas são também chamadas de “inputs”, que irão definir a condição de início do processo. As saídas, ou “outputs”, são os resultados de um processo, teremos sempre a geração de documentos e/ou bens tangíveis, dependendo de cada natureza.

Importante: Facilita a garantia da excelência da “construção” do diagrama do processo, se iniciarmos pela determinação correta das saídas (outputs) desejadas, pois os demais componentes do processo são determinados para “produzir” as saídas, ou seja, comece definido o que espera alcançar, o resultado do processo.

As entradas podem ser “documentais”, tais como um formulário de pedido de compra aprovado, um relatório de equipamentos danificados da fábrica que desencadeia uma série de outras atividades, um contrato assinado, ou seja, quaisquer documentos ou registros que formalizem os requisitos do produto final. Existem ainda as entradas “materiais”, ou seja, insumos de um processo, tais como farinha de trigo para o processo de fabricação e pão, chapa de aço na especificação para a fabricação de torres metálicas, um equipamento danificado que será processado pela equipe de manutenção para reparar, ou seja, bens tangíveis que serão transformados em saídas “outputs” de acordo com requisitos acordados.

Considerando os exemplos citados anteriormente, a saída do pedido de compra aprovado será o material recebido no estoque (tangível), com a atualização do sistema de comprar e respectiva NF (documental); o relatório de equipamentos danificados pode ter gerado como saída o reparo de algumas máquinas (tangível), compra (tangível) e sucateamento de outras (tangível e documental – baixa de inventário); o contrato assinado permitiu a mobilização das equipes para trabalho (tangível), alcançando o escopo pretendido e gerando as Faturas de serviços (documental). Enfim somente com o pleno conhecimento do que inicia um processo e se espera ao seu final, é possível partir para os próximos passos da gestão.

PASSO 2 – Determine o suporte para o seu processo

As condições de suporte para que um processo seja realizado partem da determinação dos critérios e métodos, recursos necessários, responsabilidades e abordagem dos riscos e oportunidades.

• Critérios e Métodos
  • Determinar quais são os métodos para execução do processo; quais os critérios de aceitação e execução que a equipe precisa saber; qual o procedimento operacional, instrução de trabalho, manual de processo e documentos externos de referência, por exemplos.
  • Determinar como será a medição e monitoramento do processo; quais indicadores de eficácia; quais indicadores de eficiência; quais metas a serem atingidas; qual o planejamento para alcance das metas / objetivos do processo.
• Recursos Necessários
  • Determinar os recursos humanos envolvidos com o processo, fundamentais para que ocorra o atendimento aos objetivos.
  • Determinar os recursos de infraestrutura apropriados, tais como edificações, veículos, máquinas, equipamentos, instalações físicas, software / aplicativos,
  • Determinar os recursos de ambiente de trabalho, temperatura, pressão, umidade, luminosidade, etc.
• Responsabilidades
  • Determinar o nível de responsabilidade sobre as etapas do processo; quem é o principal responsável por prestar contas pelo processo; qual o nível de autoridade das pessoas no processo.
• Abordagem de riscos e oportunidades
  • Considerar os riscos e as oportunidades envolvidas na execução do processo, através de análise de probabilidade da ocorrência do risco e sua severidade de impacto no sistema de gestão organizacional. O cruzamento da probabilidade com a consequência, permite chegar ao conhecimento do grau de risco associado ao processo, permitindo ao gestor determinar os critérios de controle do risco, podendo potencializar e perseguir a ocorrência das oportunidades, e para os riscos, eliminar a fonte, mudar a probabilidade ou a consequência de sua ocorrência, compartilhar ou até mesmo, com base em informações, reter ou aceitar o risco.

PASSO 3 – Organize num diagrama as entradas, saídas e condições de suporte para o processo

O modelo GFD – Gestão com Fatos e Dados, baseia-se no princípio reverso do Diagrama de Ishikawa, ou diagrama espinha de peixe, comumente utilizado para a determinação de causas de não conformidades. Invertendo o objetivo final do diagrama de Ishikawa, que seria a determinação das causas da não conformidade, para o objetivo de determinação das “causas” (elementos) da conformidade, estaremos determinando a metodologia para gestão apropriada do processo com o planejamento para alcance de resultados pretendidos.

DIAGRAMA DE ISHIKAWA ORIGINAL

Por exemplo, esse é um modelo convencional do Diagrama de Ishikawa, utilizado para a determinação das causas de um efeito ou problema identificado. A proposta para a Gestão de Processo parte da lógica reversa, ou seja, para que um processo possa obter ao final a conformidade, devemos identificar corretamente e fazer a gestão apropriada das “causas” que irão contribuir para as saídas pretendidas – conformidade.

Desta maneira uma proposta para o Diagrama de Processo seria o seguinte:

GFD – Gestão com Fatos e Dados®